報帳相關事項

會計室 http://140.120.62.93/nchu/Default.asp

有關發票及收據

有關購買

報帳流程

 0. 超過一萬元 (未達十萬)
  (不建議在報雜費時,金額超過一萬)
 0. 未超過一萬元
  (以下細部流程,將以此為範例)
    ↓     ↓
 1. 先取得報價單或是估價單  1. 拿發票或收據,並確定這些發票收據是要入誰的帳。
  (有時候會入廠商的帳戶)
    ↓     ↓
 2. 請確認發票或收據上面的商品項目,是否與中信局(集中採購)有關,若有則需要做比價的動作。
    ↓     ↓
 3. 進入網路請購系統  3. 進入網路請購系統
    ↓     ↓
 4. 新增請購「一萬以上(含)先購後核」  4. 新增請購「一萬以下直接核銷」
    ↓     ↓
 5. 將資料填一填,列印後連同報價單一起送出。
  (這是請購動作,無受款人可編輯)
 5. 將資料填一填,列印後送出即可。
    ↓
 6. 等待結果通過 (上述那份為「請購單」)
    ↓
 7. 購買,並取得發票,確定該筆金額要入誰的帳
    ↓
 8. 填寫受款人 (這裡為核銷動作,發票會在這裡才貼)
    ↓
 9. 列印後送出 (連同通過的請購單一起送出)

目前遇到會超過一萬元雜項費用的是:研究會註冊費。

像這種的報價單,就是研討會網站上面,有寫到註冊費是多少錢的那個頁面列印下來,此時會有以下的狀況。

細部流程

1. 先拿到發票或收據,並且確定這些發票要入誰的帳。

2. 假設商品項目跟中信局有關,例如 DVD 光碟片,那麼則必須做比價的動作,請上集中採購網站,將 DVD 光碟片的項次頁列印出來,並用螢光筆圈起來做註記,在接著下來的報帳動作完成之後,再連同報帳資料一起送件。
(也請在發票或收據上面,自行寫上價格比中信局低,或是中信局無此規格 ...等字樣,若是無此規格就不用印出來)
中信局

3. 進入網路請購系統

4. 首先登入

5. 點左邊的「計劃請購查詢」

6. 按「新增請購」

7. 「一萬以下直接核銷」
(由於建議單次報帳資料不超過一萬元,所以在此僅以一萬元以下為例,超過一萬元的,可參考「設備費」的流程說明。)
一萬以下直接核銷

8. 填寫資料,先填寫編輯經費跟編輯品名,請見圖。(同時請注意第 13 步驟,注意發票或收據在填寫時的項目順序。)
資料填寫內容-經費、品名

9. 再編輯受款人 (代墊入帳時,同一份報帳資料,僅能入一個人的帳戶,圖片中的寫法只是一個範例說明,請不要真的想要同時入老師的帳戶跟廠商的帳戶。)
資料填寫內容-受款人

10. 都打好之後,請按「存入」。

11. 接著就會有詢問您是否要列印的提示訊息出現,就請按是。(後面還會有一個再問是否要新增下一筆,這裡就看個人選擇)。

12. 列印時必須注意
請將【IE】→【檔案】→【設定列印格式】之頁首、頁尾清空,上下左右邊界設為"4"~"4.5"之間,列印格式為【直印】
列印設定

13. 印出來之後,就把發票或收據黏貼在剛印出來的紙張上面,並蓋章,如下圖。

支出憑證

14. 如果報帳的資料與中信局有關(即須做第 2 步驟),請將第 13 步驟所列印出來的資料,連同第 2 步驟所列印的資料,裝訂後一同送件。